Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Holler Ventures GmbH, Stampfenbachstrasse 70, 8006 Zürich, Schweiz
Kontakt für Datenschutzanfragen: hallo@book-it.ch

2. Welche Daten wir bearbeiten

Beim Besuch der Website: technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Seite. Bei der Nutzung von BookIT durch Betriebe: Kontodaten der Benutzer sowie die Daten, die Betriebe über ihre Kundinnen und Kunden erfassen (z. B. Name, Kontaktangaben, Termine).

3. Zweck der Bearbeitung

Bereitstellung der Website und der Buchungssoftware, Terminverwaltung, Kommunikation zu Terminen, Zahlungen, Sicherheit des Betriebs sowie Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

4. Buchungen über BookIT

Wenn du über eine Buchungsseite eines Betriebs einen Termin buchst, ist dieser Betrieb für deine Daten verantwortlich. BookIT bearbeitet sie in seinem Auftrag.

BookIT-App (iPhone, iPad, Android)

In der App meldest du dich mit deiner E-Mail-Adresse und einem Einmalcode an; ein Passwort speichern wir nicht. Die App zeigt dir die Betriebe, bei denen du mit dieser Adresse Kundin oder Kunde bist und die die App freigeschaltet haben. Dort siehst und verwaltest du deine Termine, Treuepunkte, Wünsche und, wenn du möchtest, Wunschfotos. Diese Angaben sind nur für dich und den jeweiligen Betrieb sichtbar; du kannst sie jederzeit ändern oder löschen. Push-Mitteilungen (Erinnerungen, Terminänderungen) bekommst du nur, wenn du sie in der App einschaltest; dafür speichern wir ein Geräte-Token. Werbung schicken wir nie per Push. Dein App-Konto kannst du in der App unter «Profil» selbst löschen oder ohne App per E-Mail löschen lassen (siehe Hilfe → Konto löschen); die Kundendaten beim Betrieb (Termine, Rechnungen) bleiben dort bestehen. Die App enthält kein Werbe-Tracking.

Profilbild in der App

Unter «Profil» kannst du freiwillig ein Profilbild hinterlegen. Die App schneidet es quadratisch zu und verkleinert es, bevor sie es hochlädt. Wir speichern es in einem nicht öffentlichen Speicher bei unserem Datenbank-Anbieter Supabase (EU). Nur du siehst es: Die App lädt es über einen Link, der nach einer Stunde abläuft. Betriebe sehen dein Profilbild nicht. Du kannst es jederzeit ändern oder entfernen; dann löschen wir die Datei. Löschst du dein App-Konto, löschen wir auch das Profilbild.

Fotos von deinen Terminen

Auf einem vergangenen Termin kannst du in der App freiwillig Fotos festhalten, zum Beispiel wie dein Haarschnitt geworden ist. Die App verkleinert jedes Foto, bevor sie es hochlädt. Wir speichern die Fotos in einem nicht öffentlichen Speicher bei unserem Datenbank-Anbieter Supabase (EU); die App lädt sie über Links, die nach wenigen Minuten ablaufen. Die Fotos sind privat: Nur du siehst sie. Erst wenn du bei einem Foto «Mit dem Salon teilen» wählst, sieht das Team des jeweiligen Betriebs dieses Foto bei diesem Termin, und nur so lange, bis du das Teilen beendest oder das Foto löschst. Wählst du «Als Wunschfoto verwenden», legen wir eine Kopie bei deinen Wunschfotos an, die das Team wie jedes Wunschfoto sieht. Du kannst jedes Foto jederzeit löschen. Löschst du dein App-Konto oder löscht der Betrieb sein Konto bei BookIT, löschen wir auch diese Fotos.

Bewertungen in der App

Vergangene Besuche kannst du in der App freiwillig mit 1 bis 5 Sternen und einem Kommentar bewerten. Die Bewertung sieht nur das Team des jeweiligen Betriebs; sie wird nicht veröffentlicht. Du kannst sie in der App jederzeit ändern. Löschst du dein App-Konto, löschen wir auch deine Bewertungen aus der App. Hat der Betrieb einen Link zu seiner Google-Seite hinterlegt, zeigt die App nach jeder Bewertung «Auch auf Google bewerten»; erst wenn du darauf tippst, öffnet sich Google, und was du dort schreibst, ist öffentlich und unterliegt den Bestimmungen von Google.

Unverträglichkeiten und Allergien in der App

Angaben zu Unverträglichkeiten und Allergien sind Gesundheitsdaten und damit besonders schützenswerte Personendaten. Sie sind freiwillig. Die App speichert sie nur, wenn du vorher ausdrücklich einwilligst (Schalter unter «Wünsche»); wir halten den Zeitpunkt deiner Einwilligung fest. Sehen kann sie nur das Team des jeweiligen Betriebs, damit es dich sicher behandeln kann, nicht andere Betriebe und nicht BookIT für eigene Zwecke. Du kannst die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem du den Schalter ausschaltest; die Angaben werden dann gelöscht. Sie werden ebenfalls gelöscht, wenn du dein App-Konto löschst. Was ein Betrieb selbst über dich erfasst, verantwortet der Betrieb.

Push-Mitteilungen und App-Updates

Push-Mitteilungen versenden wir über den Dienst Expo (650 Industries, Inc., USA). Expo leitet sie an den Mitteilungsdienst deines Geräts weiter: Apple Push Notification Service (Apple Inc.) auf iPhone und iPad, Firebase Cloud Messaging (Google LLC) auf Android. Dabei werden das Geräte-Token und der Inhalt der Mitteilung übermittelt (zum Beispiel Name des Betriebs, Datum und Uhrzeit des Termins). Beim Abmelden und wenn du Push ausschaltest, meldet die App das Gerät ab. Beim Start fragt die App bei Expo nach Updates; dabei werden technische Angaben wie IP-Adresse, App-Version und Betriebssystem übermittelt, aber keine Inhalte aus deinem Konto.

Businessmodus der App

Inhaberinnen, Inhaber und Mitarbeitende eines Betriebs melden sich in der App mit ihrem BookIT-Konto an: mit E-Mail und Passwort oder mit «Mit Apple anmelden» bzw. «Mit Google anmelden». Bei Apple und Google bekommen wir vom Anbieter eine Kennung und die E-Mail-Adresse (bei Apple auf Wunsch eine anonyme Weiterleitungsadresse), aber nie dein Passwort. Im Businessmodus zeigt die App Termine, Kundinnen und Kunden sowie deren Wünsche nur im Rahmen der Rechte, die der Betrieb der Person gegeben hat. Push-Mitteilungen für den Betrieb (zum Beispiel zu neuen Online-Buchungen) gibt es nur, wenn die Person sie einschaltet; sie können den Namen der Kundin oder des Kunden enthalten. Das Konto lässt sich in der App unter «Mehr» → «Konto löschen» löschen; ohne App, auch bei deaktiviertem Zugang, per E-Mail (siehe Hilfe → Konto löschen).

5. Newsletter und E-Mails von BookIT

Wenn du dich auf book-it.ch für Tipps und Neuigkeiten anmeldest, speichern wir deine E-Mail-Adresse, freiwillig deinen Vornamen und den Namen deines Salons sowie Zeitpunkt und Wortlaut deiner Einwilligung. Wir schreiben dir erst, nachdem du die Anmeldung mit dem Link in unserer Bestätigungs-E-Mail bestätigt hast (Double-Opt-in). Danach bekommst du einige kurze E-Mails zu BookIT und gelegentlich unseren Newsletter.

Salons, die ein BookIT-Konto eröffnen, bekommen Hinweise zur Einrichtung und zur Testphase. Newsletter gibt es nur, wenn bei der Registrierung die Einwilligung gegeben wurde. Jede dieser E-Mails enthält einen Link, mit dem du dich mit einem Klick abmelden kannst. Mitteilungen zu deinem Konto, zum Beispiel zur Testphase, sind davon ausgenommen. Für den Versand nutzen wir Resend (siehe Auftragsbearbeiter).

6. KI-Assistenten

Betriebe können KI-Assistenten (z. B. Claude oder ChatGPT) erlauben, ihr öffentliches Angebot und freie Zeiten abzufragen. Dabei werden keine Personendaten an Assistenten weitergegeben. Ein Assistent kann nur einen Buchungslink vorbereiten; gebucht wird erst, wenn die Kundin den Termin selbst bestätigt.

7. Auftragsbearbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag bearbeiten:

• Hetzner Online GmbH (Deutschland): Server und Hosting der Anwendung
• Supabase, Inc. (Datenbank in der EU (Schweden)): Datenbank und Anmeldung
• Resend (Plus Five Five, Inc.) (USA): Versand von E-Mails wie Terminbestätigungen und Erinnerungen
• ImprovMX Incorporated (USA; Empfang in Frankreich, kurz zwischengespeichert): Weiterleitung von E-Mails an Adressen @book-it.ch an unser Postfach
• Twilio Inc. (USA): Versand von SMS, wenn ein Betrieb SMS nutzt
• Stripe Payments Europe Ltd. (Irland): Anzahlungen und Zahlungen
• Anthropic PBC (USA): KI-Assistent im Dashboard der Betriebe (nur Eingaben im Assistenten)
• Google LLC / Microsoft Corp. (USA): Kalenderabgleich, nur wenn eine Person ihren Kalender verbindet
• Expo (650 Industries, Inc.) (USA): Versand von Push-Mitteilungen und Auslieferung von Updates der BookIT-App
• Apple Inc. (USA): Zustellung von Push-Mitteilungen auf iPhone und iPad (Apple Push Notification Service) und «Mit Apple anmelden» im Businessmodus der App
• Google LLC (USA): Zustellung von Push-Mitteilungen auf Android (Firebase Cloud Messaging) und «Mit Google anmelden» im Businessmodus der App

Bei Anbietern in Ländern ohne gleichwertigen Datenschutz stützen wir uns auf anerkannte Garantien wie das Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln.

8. Aufbewahrung

Kontodaten bewahren wir auf, solange ein Konto besteht. Buchungs- und Rechnungsdaten bewahren die Betriebe gemäss den gesetzlichen Pflichten auf, für Geschäftsbücher in der Regel zehn Jahre (Art. 958f OR). Technische Protokolle bewahren wir nur so lange auf, wie es für Betrieb und Sicherheit nötig ist.

9. Deine Rechte

Du kannst Auskunft über deine Daten verlangen sowie deren Berichtigung oder Löschung beantragen. Wende dich dazu an die oben genannte Kontaktadresse. Zudem kannst du dich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

10. Cookies und lokale Speicherung

BookIT verwendet nur technisch notwendige Cookies:

• Anmeldung im Dashboard (Supabase-Sitzungs-Cookies)
• gewählter Standort und Kalenderansicht im Dashboard (bookit_location_id, bookit_calendar_scope)
• die Darstellung hell oder dunkel auf der Website wird nur in deinem Browser gespeichert
• in der App: deine Anmeldung, verschlüsselt auf dem Gerät (Schlüssel im Schlüsselbund bzw. Keystore), und das Geräte-Token für Push-Mitteilungen

Die Website selbst nutzt keine Analyse- oder Werbedienste. Betriebe können für ihre eigene Buchungsseite Google Analytics oder den Google Tag Manager aktivieren; dafür ist der jeweilige Betrieb verantwortlich.